{"id":9135,"date":"2026-03-26T14:01:32","date_gmt":"2026-03-26T14:01:32","guid":{"rendered":"https:\/\/waidok.com\/?p=9135"},"modified":"2026-04-08T15:18:25","modified_gmt":"2026-04-08T15:18:25","slug":"como-funciona-sistema-gestao-documental","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/waidok.com\/pt-pt\/como-funciona-sistema-gestao-documental\/","title":{"rendered":"Como Funciona um Sistema de Gest\u00e3o Documental"},"content":{"rendered":"\t\t<div data-elementor-type=\"wp-post\" data-elementor-id=\"9135\" class=\"elementor elementor-9135\" data-elementor-post-type=\"post\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-116a0a49 e-flex e-con-boxed e-con e-parent\" data-id=\"116a0a49\" data-element_type=\"container\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"e-con-inner\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-a80c4cf elementor-toc--minimized-on-tablet elementor-widget elementor-widget-table-of-contents\" data-id=\"a80c4cf\" data-element_type=\"widget\" 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.elementor-drop-cap{background-color:#69727d;color:#fff}.elementor-widget-text-editor.elementor-drop-cap-view-framed .elementor-drop-cap{color:#69727d;border:3px solid;background-color:transparent}.elementor-widget-text-editor:not(.elementor-drop-cap-view-default) .elementor-drop-cap{margin-top:8px}.elementor-widget-text-editor:not(.elementor-drop-cap-view-default) .elementor-drop-cap-letter{width:1em;height:1em}.elementor-widget-text-editor .elementor-drop-cap{float:left;text-align:center;line-height:1;font-size:50px}.elementor-widget-text-editor .elementor-drop-cap-letter{display:inline-block}<\/style>\t\t\t\t<p>Falar em gest\u00e3o documental \u00e9 f\u00e1cil perceber o que acontece concretamente quando um documento entra no sistema, como \u00e9 classificado, quem o aprova, onde fica e como \u00e9 encontrado mais tarde j\u00e1 \u00e9 outra quest\u00e3o. Este artigo explica exatamente isso: o que um SGD faz por dentro, m\u00f3dulo a m\u00f3dulo, e como tudo se liga no dia a dia de uma PME.<\/p>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-bbf4b9c e-flex e-con-boxed e-con e-parent\" data-id=\"bbf4b9c\" data-element_type=\"container\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"e-con-inner\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-0cd407c elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"0cd407c\" data-element_type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t<h2><span style=\"color: #cc3ecb;\">A arquitetura de um SGD: os quatro m\u00f3dulos que sustentam tudo <br \/><\/span><\/h2><p>Um software de gest\u00e3o documental \u2014 tamb\u00e9m chamado DMS (Document Management System) \u2014 \u00e9 a ferramenta que centraliza, organiza e controla documentos ao longo do seu ciclo de vida: desde a captura at\u00e9 ao arquivo e elimina\u00e7\u00e3o. Vai al\u00e9m do armazenamento: define quem acede a qu\u00ea, automatiza aprova\u00e7\u00f5es e mant\u00e9m evid\u00eancia do que aconteceu.<\/p><h3><span style=\"color: #cc3ecb;\">1. Gest\u00e3o documental <\/span><\/h3><h5><span style=\"color: #cc3ecb;\">\u2014 o n\u00facleo do sistema<br \/><\/span><\/h5><p>\u00c9 onde os documentos vivem. Este m\u00f3dulo centraliza o armazenamento, organiza por metadados, controla vers\u00f5es e define permiss\u00f5es de acesso. No Waidok, isto inclui carregamento de qualquer tipo de documento, edi\u00e7\u00e3o online sem sair da plataforma, controlo de vers\u00f5es com hist\u00f3rico, documentos associados, notas, selos e reciclagem. As pastas ativas permitem criar vistas din\u00e2micas de documentos com base em crit\u00e9rios, o equivalente a uma pesquisa guardada que se atualiza automaticamente.<\/p><h3><span style=\"color: #cc3ecb;\"><strong>2. Pesquisa inteligente <\/strong><\/span><\/h3><h5><span style=\"color: #cc3ecb;\"><strong>\u2014 encontrar sem saber onde est\u00e1<\/strong><\/span><\/h5><p><br \/>Sem pesquisa eficaz, um reposit\u00f3rio de documentos \u00e9 apenas um arquivo digital venerado. Este m\u00f3dulo permite pesquisar dentro do conte\u00fado dos documentos, n\u00e3o apenas por nome ou pasta. A pesquisa simples serve para consultas r\u00e1pidas; a pesquisa avan\u00e7ada e os formul\u00e1rios de pesquisa configur\u00e1veis permitem filtrar por qualquer combina\u00e7\u00e3o de metadados \u2014 tipo de documento, entidade, data, estado, processo. O resultado \u00e9 que um documento \u00e9 encontrado pelo que \u00e9, n\u00e3o pelo s\u00edtio onde foi guardado.<\/p><h3><span style=\"color: #cc3ecb;\"><strong>3. Digitaliza\u00e7\u00e3o e OCR <\/strong><\/span><\/h3><h5><span style=\"color: #cc3ecb;\"><strong>\u2014 captura autom\u00e1tica e inteligente<\/strong><\/span><\/h5><p><br \/>Este m\u00f3dulo resolve a entrada de documentos f\u00edsicos ou em formato n\u00e3o estruturado. A indexa\u00e7\u00e3o inteligente e o OCR zonal leem \u00e1reas espec\u00edficas do documento: cabe\u00e7alho de uma fatura; n\u00famero de contrato; data de validade; e preenchem os metadados automaticamente, sem interven\u00e7\u00e3o manual. A pesquisa OCR FullText estende a pesquisa ao conte\u00fado integral de documentos digitalizados. A digitaliza\u00e7\u00e3o certificada e as liga\u00e7\u00f5es QR e URL garantem autenticidade verific\u00e1vel. Este m\u00f3dulo funciona por integra\u00e7\u00e3o com software de terceiros.<\/p><h3><span style=\"color: #cc3ecb;\"><strong>4. Gest\u00e3o de workflows <\/strong><\/span><\/h3><p><span style=\"color: #cc3ecb;\"><strong>\u2014 processos com rasto e sem follow-up<\/strong><\/span><\/p><p>\u00c9 o m\u00f3dulo que transforma o SGD de reposit\u00f3rio em ferramenta operacional. O gestor de tarefas d\u00e1 visibilidade sobre o que est\u00e1 pendente, quem est\u00e1 a bloquear e h\u00e1 quanto tempo. Os workflows configuram circuitos de aprova\u00e7\u00e3o com respons\u00e1veis, ordem, estados e prazos. O hist\u00f3rico de auditoria regista cada a\u00e7\u00e3o \u2014 quem aprovou, quem rejeitou, quando e com que coment\u00e1rio. Tudo isto sem um \u00fanico email de seguimento.<\/p>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-4130f84 elementor-cta--skin-cover elementor-widget elementor-widget-call-to-action\" data-id=\"4130f84\" data-element_type=\"widget\" data-widget_type=\"call-to-action.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t<link rel=\"stylesheet\" href=\"https:\/\/waidok.com\/wp-content\/plugins\/elementor-pro\/assets\/css\/widget-call-to-action.min.css\">\t\t<div class=\"elementor-cta\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-cta__bg-wrapper\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-cta__bg elementor-bg\" style=\"background-image: url(https:\/\/waidok.com\/wp-content\/uploads\/TRANSFORMATION-2-768x432.webp);\" role=\"img\" aria-label=\"TRANSFORMATION - 2\"><\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-cta__bg-overlay\"><\/div>\n\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-cta__content\">\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<span class=\"elementor-cta__title elementor-cta__content-item elementor-content-item\">\n\t\t\t\t\t\tQuer perceber como funciona o nosso sistema de Gest\u00e3o Documental?\t\t\t\t\t<\/span>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-cta__button-wrapper elementor-cta__content-item elementor-content-item \">\n\t\t\t\t\t<a class=\"elementor-cta__button elementor-button elementor-size-\" href=\"https:\/\/waidok.com\/pt-pt\/contactos\/\">\n\t\t\t\t\t\tPedir uma demonstra\u00e7\u00e3o gratuita\t\t\t\t\t<\/a>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-94fcfc7 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"94fcfc7\" data-element_type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t<h2><span style=\"color: #cc3ecb;\"><b>O fluxo real de um documento: do email \u00e0 aprova\u00e7\u00e3o em arquivo<\/b><\/span><\/h2><p>A melhor forma de perceber como um SGD funciona \u00e9 seguir um documento concreto do in\u00edcio ao fim. Vamos usar o exemplo mais comum em PMEs: <strong>uma fatura de fornecedor recebida por email.<\/strong><\/p><h3>Passo 1 \u2014 Entrada autom\u00e1tica<\/h3><p><br \/>A fatura chega ao email da empresa. Atrav\u00e9s do add-in do Waidok no email, o documento \u00e9 enviado diretamente e entra no sistema sem necessidade de download, reencaminhamento ou upload manual. O documento fica imediatamente registado e dispon\u00edvel para o fluxo seguinte.<\/p><h3><br \/>Passo 2 \u2014 Classifica\u00e7\u00e3o com OCR<\/h3><p><br \/>O sistema l\u00ea o documento e, via OCR, identifica automaticamente o fornecedor, o n\u00famero de fatura, o valor e a data. Estes campos s\u00e3o preenchidos como metadados sem interven\u00e7\u00e3o humana. Se algum campo n\u00e3o for reconhecido com confian\u00e7a, o sistema sinaliza para revis\u00e3o manual \u2014 apenas esses casos, n\u00e3o todos.<\/p><h3><br \/>Passo 3 \u2014 Valida\u00e7\u00e3o e aprova\u00e7\u00e3o em workflow<\/h3><p><br \/>A fatura segue automaticamente para o workflow de aprova\u00e7\u00e3o configurado: primeiro o respons\u00e1vel de departamento para validar a conformidade com o pedido de compra, depois o financeiro para aprovar o pagamento. Cada etapa tem um prazo definido. Se o prazo for ultrapassado, o sistema notifica o respons\u00e1vel e o seu superior. N\u00e3o h\u00e1 emails de seguimento \u2014 o processo corre sozinho.<\/p><h3><br \/>Passo 4 \u2014 Arquivo com metadados completos<\/h3><p><br \/>Aprovada, a fatura \u00e9 arquivada automaticamente na pasta correta, com todos os metadados preenchidos, ligada ao dossi\u00ea do fornecedor e associada ao pedido de compra correspondente. A vers\u00e3o aprovada fica identificada como definitiva. O hist\u00f3rico completo \u2014 quem aprovou, quando, com que coment\u00e1rio \u2014 est\u00e1 dispon\u00edvel imediatamente.<\/p><h3><br \/>Passo 5 \u2014 Pesquisa e consulta futura<\/h3><p><br \/>Tr\u00eas meses depois, chega uma auditoria. Em vez de procurar em pastas e emails, a pesquisa avan\u00e7ada encontra todas as faturas do fornecedor X no per\u00edodo Y em segundos. O hist\u00f3rico de aprova\u00e7\u00f5es est\u00e1 completo e export\u00e1vel. A auditoria \u00e9 simples demorando menos do que \u00e9 expect\u00e1vel. <\/p>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-17709eb elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"17709eb\" data-element_type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t<h2><span style=\"color: #cc3ecb;\"><b>OCR e captura autom\u00e1tica: como o sistema l\u00ea documentos<\/b><\/span><\/h2><p>Reconhecimento \u00d3ptico de Caracteres ou OCR \u00e9 a tecnologia que transforma documentos em informa\u00e7\u00e3o estruturada e pesquis\u00e1vel. Num SGD, o OCR opera a dois n\u00edveis com impactos diferentes.<\/p><p>O <strong>OCR zonal<\/strong> \u00e9 configurado para ler \u00e1reas espec\u00edficas de tipos de documentos conhecidos. Numa fatura, por exemplo, define-se que o n\u00famero de fatura est\u00e1 sempre no canto superior direito e o NIF do fornecedor na segunda linha do cabe\u00e7alho. O sistema l\u00ea essas zonas e preenche os metadados correspondentes. O resultado \u00e9 classifica\u00e7\u00e3o autom\u00e1tica com alta precis\u00e3o para documentos com formato consistente \u2014 faturas, recibos, guias de remessa, formul\u00e1rios internos.<\/p><p>O <strong>OCR FullText<\/strong> indexa o conte\u00fado integral de todos os documentos digitalizados, tornando-os pesquis\u00e1veis por qualquer palavra ou express\u00e3o que contenham. Isto significa que um contrato assinado h\u00e1 cinco anos, digitalizado e arquivado, pode ser encontrado pesquisando uma cl\u00e1usula espec\u00edfica ou o nome de uma parte \u2014 mesmo que ningu\u00e9m se lembre do nome do ficheiro ou da pasta onde ficou.<\/p><p><strong>A digitaliza\u00e7\u00e3o certificada e as liga\u00e7\u00f5es QR e URL<\/strong> acrescentam uma camada de autenticidade: cada documento digitalizado pode ter um c\u00f3digo de verifica\u00e7\u00e3o que confirma que o ficheiro digital corresponde ao original e n\u00e3o foi alterado que \u00e9 relevante em contextos com requisitos legais ou probat\u00f3rios.<\/p>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-0ecb07c elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"0ecb07c\" data-element_type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t<h2><span style=\"color: #cc3ecb;\">Workflows e aprova\u00e7\u00f5es: como funcionam os circuitos documentais<\/span><\/h2><p>Um workflow documental \u00e9 um circuito predefinido que um documento percorre desde que entra no sistema at\u00e9 estar arquivado. A diferen\u00e7a entre um workflow e uma aprova\u00e7\u00e3o por email \u00e9 simples: o workflow tem regras, o que no email vai depender da boa vontade de um colaborador.<br \/>Num SGD, um workflow define quem interv\u00e9m e em que ordem, qual o estado do documento em cada etapa: em an\u00e1lise, pendente de aprova\u00e7\u00e3o, aprovado, rejeitado, em corre\u00e7\u00e3o, qual o prazo de cada etapa e o que acontece quando \u00e9 ultrapassado, e o que acontece em caso de rejei\u00e7\u00e3o \u2014 devolve ao passo anterior, notifica o emissor, abre uma tarefa de corre\u00e7\u00e3o.<\/p><p>O <strong>gestor de tarefas<\/strong> do Waidok d\u00e1 a cada utilizador uma vista clara do que tem pendente, com prioridade e prazo. Do lado do gestor, \u00e9 poss\u00edvel ver o estado de todos os processos em curso \u2014 onde est\u00e3o, quem est\u00e1 a bloquear, h\u00e1 quanto tempo. Esta visibilidade elimina a necessidade de follow-up manual e torna os atrasos vis\u00edveis antes de se tornarem problemas.<\/p><p>O <strong>hist\u00f3rico de auditoria<\/strong> regista cada a\u00e7\u00e3o no workflow com utilizador, data, hora e coment\u00e1rio. Este registo \u00e9 imut\u00e1vel e est\u00e1 dispon\u00edvel para consulta a qualquer momento \u2014 internamente ou para responder a auditorias externas.<\/p>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-287886b elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"287886b\" data-element_type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t<h3><span style=\"color: #cc3ecb;\">Integra\u00e7\u00f5es: como o SGD se liga aos sistemas existentes<\/span><\/h3><p>Um SGD isolado cria mais um silo. O valor real aparece quando se liga aos sistemas que a empresa j\u00e1 usa no dia a dia.<\/p><p>As integra\u00e7\u00f5es mais comuns e com maior impacto operacional em PMEs s\u00e3o com o ERP \u2014 para associar documentos a transa\u00e7\u00f5es financeiras, encomendas e fornecedores sem duplicar informa\u00e7\u00e3o; com o email \u2014 via caixa de email para captura autom\u00e1tica de documentos recebidos, eliminando o upload manual; com o Microsoft 365, para edi\u00e7\u00e3o online de documentos diretamente na plataforma sem exportar e reimportar; e com o diret\u00f3rio de utilizadores via Active Directory ou LDAP, que sincroniza utilizadores e permiss\u00f5es com a estrutura j\u00e1 definida na organiza\u00e7\u00e3o, simplificando a administra\u00e7\u00e3o.<\/p><p>A disponibilidade de API documentada \u00e9 o crit\u00e9rio que determina se uma integra\u00e7\u00e3o espec\u00edfica \u00e9 poss\u00edvel. Para sistemas menos comuns ou desenvolvimentos internos, uma API REST abre a porta a integra\u00e7\u00f5es \u00e0 medida sem depender de conectores nativos.<br \/><br \/><\/p>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-2bd98b6 elementor-cta--skin-cover elementor-animated-content elementor-widget elementor-widget-call-to-action\" data-id=\"2bd98b6\" data-element_type=\"widget\" data-widget_type=\"call-to-action.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-cta\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-cta__bg-wrapper\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-cta__bg elementor-bg\" style=\"background-image: url(https:\/\/waidok.com\/wp-content\/uploads\/2024\/02\/wave-caminho-768x288.webp);\" role=\"img\" aria-label=\"wave-caminho\"><\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-cta__bg-overlay\"><\/div>\n\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-cta__content\">\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<span class=\"elementor-cta__title elementor-cta__content-item elementor-content-item elementor-animated-item--grow\">\n\t\t\t\t\t\tA escolher um sistema e a avaliar as integra\u00e7\u00f5es dispon\u00edveis?\t\t\t\t\t<\/span>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-cta__description elementor-cta__content-item elementor-content-item elementor-animated-item--grow\">\n\t\t\t\t\t\tConsulta o guia Como Escolher um Software de Gest\u00e3o Documental.\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-cta__button-wrapper elementor-cta__content-item elementor-content-item elementor-animated-item--grow\">\n\t\t\t\t\t<a class=\"elementor-cta__button elementor-button elementor-size-\" href=\"https:\/\/waidok.com\/pt-pt\/como-escolher-um-software-de-gestao-documental\/\">\n\t\t\t\t\t\tVER O GUIA\t\t\t\t\t<\/a>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-56c9509 e-flex e-con-boxed e-con e-parent\" data-id=\"56c9509\" data-element_type=\"container\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"e-con-inner\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-a357bcf elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"a357bcf\" data-element_type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t<h3 style=\"text-align: center;\">FAQs (perguntas frequentes) sobre Gest\u00e3o Documental<\/h3>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-5d3d7ba elementor-widget elementor-widget-n-accordion\" data-id=\"5d3d7ba\" data-element_type=\"widget\" data-settings=\"{&quot;default_state&quot;:&quot;expanded&quot;,&quot;max_items_expended&quot;:&quot;one&quot;,&quot;n_accordion_animation_duration&quot;:{&quot;unit&quot;:&quot;ms&quot;,&quot;size&quot;:400,&quot;sizes&quot;:[]}}\" data-widget_type=\"nested-accordion.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"e-n-accordion\" aria-label=\"Accordion. Open links with Enter or Space, close with Escape, and navigate with Arrow Keys\">\n\t\t\t\t\t\t<details id=\"e-n-accordion-item-9770\" class=\"e-n-accordion-item\" open>\n\t\t\t\t<summary class=\"e-n-accordion-item-title\" data-accordion-index=\"1\" tabindex=\"0\" aria-expanded=\"true\" aria-controls=\"e-n-accordion-item-9770\" >\n\t\t\t\t\t<span class='e-n-accordion-item-title-header'><h3 class=\"e-n-accordion-item-title-text\"> Um Sistema de Gest\u00e3o Documental substitui o ERP?  <\/h3><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t<span class='e-n-accordion-item-title-icon'>\n\t\t\t<span class='e-opened' ><svg aria-hidden=\"true\" class=\"e-font-icon-svg e-fas-minus\" viewBox=\"0 0 448 512\" xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\"><path d=\"M416 208H32c-17.67 0-32 14.33-32 32v32c0 17.67 14.33 32 32 32h384c17.67 0 32-14.33 32-32v-32c0-17.67-14.33-32-32-32z\"><\/path><\/svg><\/span>\n\t\t\t<span class='e-closed'><svg aria-hidden=\"true\" class=\"e-font-icon-svg e-fas-plus\" viewBox=\"0 0 448 512\" xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\"><path d=\"M416 208H272V64c0-17.67-14.33-32-32-32h-32c-17.67 0-32 14.33-32 32v144H32c-17.67 0-32 14.33-32 32v32c0 17.67 14.33 32 32 32h144v144c0 17.67 14.33 32 32 32h32c17.67 0 32-14.33 32-32V304h144c17.67 0 32-14.33 32-32v-32c0-17.67-14.33-32-32-32z\"><\/path><\/svg><\/span>\n\t\t<\/span>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/summary>\n\t\t\t\t<div role=\"region\" aria-labelledby=\"e-n-accordion-item-9770\" class=\"elementor-element elementor-element-a115233 e-con-full e-flex e-con e-child\" data-id=\"a115233\" data-element_type=\"container\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-292ec5e elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"292ec5e\" data-element_type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t<p>N\u00e3o, e n\u00e3o deve. O ERP \u00e9 o sistema de registo financeiro e operacional: gere transa\u00e7\u00f5es, stock, fatura\u00e7\u00e3o e contabilidade. O SGD gere os documentos associados a esses processos a fatura em PDF, o contrato, o comprovativo de entrega \u2014 com pesquisa, controlo de vers\u00f5es, workflows e rastreabilidade que o ERP tipicamente n\u00e3o oferece. Os dois sistemas funcionam melhor quando integrados: o ERP processa, o SGD documenta e controla.<\/p>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/details>\n\t\t\t\t\t\t<details id=\"e-n-accordion-item-9771\" class=\"e-n-accordion-item\" >\n\t\t\t\t<summary class=\"e-n-accordion-item-title\" data-accordion-index=\"2\" tabindex=\"-1\" aria-expanded=\"false\" aria-controls=\"e-n-accordion-item-9771\" >\n\t\t\t\t\t<span class='e-n-accordion-item-title-header'><h3 class=\"e-n-accordion-item-title-text\"> O que \u00e9 o OCR zonal e para que serve na pr\u00e1tica?  <\/h3><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t<span class='e-n-accordion-item-title-icon'>\n\t\t\t<span class='e-opened' ><svg aria-hidden=\"true\" class=\"e-font-icon-svg e-fas-minus\" viewBox=\"0 0 448 512\" xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\"><path d=\"M416 208H32c-17.67 0-32 14.33-32 32v32c0 17.67 14.33 32 32 32h384c17.67 0 32-14.33 32-32v-32c0-17.67-14.33-32-32-32z\"><\/path><\/svg><\/span>\n\t\t\t<span class='e-closed'><svg aria-hidden=\"true\" class=\"e-font-icon-svg e-fas-plus\" viewBox=\"0 0 448 512\" xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\"><path d=\"M416 208H272V64c0-17.67-14.33-32-32-32h-32c-17.67 0-32 14.33-32 32v144H32c-17.67 0-32 14.33-32 32v32c0 17.67 14.33 32 32 32h144v144c0 17.67 14.33 32 32 32h32c17.67 0 32-14.33 32-32V304h144c17.67 0 32-14.33 32-32v-32c0-17.67-14.33-32-32-32z\"><\/path><\/svg><\/span>\n\t\t<\/span>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/summary>\n\t\t\t\t<div role=\"region\" aria-labelledby=\"e-n-accordion-item-9771\" class=\"elementor-element elementor-element-9405ca6 e-con-full e-flex e-con e-child\" data-id=\"9405ca6\" data-element_type=\"container\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-3ceab64 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"3ceab64\" data-element_type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t<p>O OCR zonal \u00e9 uma configura\u00e7\u00e3o que define quais \u00e1reas de um tipo de documento espec\u00edfico devem ser lidas automaticamente. Numa fatura, podem ser configuradas as zonas do NIF, n\u00famero de documento, data e valor total. Quando uma fatura entra no sistema, esses campos s\u00e3o preenchidos automaticamente sem interven\u00e7\u00e3o manual. \u00c9 especialmente \u00fatil em processos com volume elevado de documentos com formato consistente \u2014 faturas, recibos, formul\u00e1rios, guias.<\/p>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/details>\n\t\t\t\t\t\t<details id=\"e-n-accordion-item-9772\" class=\"e-n-accordion-item\" >\n\t\t\t\t<summary class=\"e-n-accordion-item-title\" data-accordion-index=\"3\" tabindex=\"-1\" aria-expanded=\"false\" aria-controls=\"e-n-accordion-item-9772\" >\n\t\t\t\t\t<span class='e-n-accordion-item-title-header'><h3 class=\"e-n-accordion-item-title-text\"> Quantos workflows diferentes posso ter configurados?  <\/h3><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t<span class='e-n-accordion-item-title-icon'>\n\t\t\t<span class='e-opened' ><svg aria-hidden=\"true\" class=\"e-font-icon-svg e-fas-minus\" viewBox=\"0 0 448 512\" xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\"><path d=\"M416 208H32c-17.67 0-32 14.33-32 32v32c0 17.67 14.33 32 32 32h384c17.67 0 32-14.33 32-32v-32c0-17.67-14.33-32-32-32z\"><\/path><\/svg><\/span>\n\t\t\t<span class='e-closed'><svg aria-hidden=\"true\" class=\"e-font-icon-svg e-fas-plus\" viewBox=\"0 0 448 512\" xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\"><path d=\"M416 208H272V64c0-17.67-14.33-32-32-32h-32c-17.67 0-32 14.33-32 32v144H32c-17.67 0-32 14.33-32 32v32c0 17.67 14.33 32 32 32h144v144c0 17.67 14.33 32 32 32h32c17.67 0 32-14.33 32-32V304h144c17.67 0 32-14.33 32-32v-32c0-17.67-14.33-32-32-32z\"><\/path><\/svg><\/span>\n\t\t<\/span>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/summary>\n\t\t\t\t<div role=\"region\" aria-labelledby=\"e-n-accordion-item-9772\" class=\"elementor-element elementor-element-8d8058b e-con-full e-flex e-con e-child\" data-id=\"8d8058b\" data-element_type=\"container\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-a3a161c elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"a3a161c\" data-element_type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t<p><span style=\"font-weight: 400;\">Depende do sistema e do plano contratado, mas a maioria dos SGD modernos incluindo o Waidok suporta m\u00faltiplos workflows em simult\u00e2neo, um por tipo de processo. \u00c9 comum ter um workflow para aprova\u00e7\u00e3o de faturas, outro para valida\u00e7\u00e3o de contratos, outro para documenta\u00e7\u00e3o de RH e outro para arquivo de correspond\u00eancia, cada um com as suas regras, respons\u00e1veis e prazos independentes.<\/span><\/p>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/details>\n\t\t\t\t\t\t<details id=\"e-n-accordion-item-9773\" class=\"e-n-accordion-item\" >\n\t\t\t\t<summary class=\"e-n-accordion-item-title\" data-accordion-index=\"4\" tabindex=\"-1\" aria-expanded=\"false\" aria-controls=\"e-n-accordion-item-9773\" >\n\t\t\t\t\t<span class='e-n-accordion-item-title-header'><h3 class=\"e-n-accordion-item-title-text\"> O sistema funciona se um utilizador n\u00e3o tiver acesso \u00e0 internet?  <\/h3><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t<span class='e-n-accordion-item-title-icon'>\n\t\t\t<span class='e-opened' ><svg aria-hidden=\"true\" class=\"e-font-icon-svg e-fas-minus\" viewBox=\"0 0 448 512\" xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\"><path d=\"M416 208H32c-17.67 0-32 14.33-32 32v32c0 17.67 14.33 32 32 32h384c17.67 0 32-14.33 32-32v-32c0-17.67-14.33-32-32-32z\"><\/path><\/svg><\/span>\n\t\t\t<span class='e-closed'><svg aria-hidden=\"true\" class=\"e-font-icon-svg e-fas-plus\" viewBox=\"0 0 448 512\" xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\"><path d=\"M416 208H272V64c0-17.67-14.33-32-32-32h-32c-17.67 0-32 14.33-32 32v144H32c-17.67 0-32 14.33-32 32v32c0 17.67 14.33 32 32 32h144v144c0 17.67 14.33 32 32 32h32c17.67 0 32-14.33 32-32V304h144c17.67 0 32-14.33 32-32v-32c0-17.67-14.33-32-32-32z\"><\/path><\/svg><\/span>\n\t\t<\/span>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/summary>\n\t\t\t\t<div role=\"region\" aria-labelledby=\"e-n-accordion-item-9773\" class=\"elementor-element elementor-element-8ddbbbc e-flex e-con-boxed e-con e-child\" data-id=\"8ddbbbc\" data-element_type=\"container\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"e-con-inner\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-2ffecd5 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"2ffecd5\" data-element_type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t<p><span style=\"font-weight: 400;\">Em solu\u00e7\u00f5es cloud como o Waidok, o acesso requer liga\u00e7\u00e3o \u00e0 internet. Para equipas em campo ou em contextos com conectividade limitada, o acesso m\u00f3vel via browser em dispositivo m\u00f3vel cobre a maioria dos casos de consulta e aprova\u00e7\u00e3o simples. Para opera\u00e7\u00f5es com requisitos espec\u00edficos de acesso offline, um modelo on-premise ou h\u00edbrido pode ser mais adequado.<\/span><\/p>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/details>\n\t\t\t\t\t\t<details id=\"e-n-accordion-item-9774\" class=\"e-n-accordion-item\" >\n\t\t\t\t<summary class=\"e-n-accordion-item-title\" data-accordion-index=\"5\" tabindex=\"-1\" aria-expanded=\"false\" aria-controls=\"e-n-accordion-item-9774\" >\n\t\t\t\t\t<span class='e-n-accordion-item-title-header'><h3 class=\"e-n-accordion-item-title-text\"> Como \u00e9 garantida a seguran\u00e7a dos documentos numa solu\u00e7\u00e3o cloud?  <\/h3><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t<span class='e-n-accordion-item-title-icon'>\n\t\t\t<span class='e-opened' ><svg aria-hidden=\"true\" class=\"e-font-icon-svg e-fas-minus\" viewBox=\"0 0 448 512\" xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\"><path d=\"M416 208H32c-17.67 0-32 14.33-32 32v32c0 17.67 14.33 32 32 32h384c17.67 0 32-14.33 32-32v-32c0-17.67-14.33-32-32-32z\"><\/path><\/svg><\/span>\n\t\t\t<span class='e-closed'><svg aria-hidden=\"true\" class=\"e-font-icon-svg e-fas-plus\" viewBox=\"0 0 448 512\" xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\"><path d=\"M416 208H272V64c0-17.67-14.33-32-32-32h-32c-17.67 0-32 14.33-32 32v144H32c-17.67 0-32 14.33-32 32v32c0 17.67 14.33 32 32 32h144v144c0 17.67 14.33 32 32 32h32c17.67 0 32-14.33 32-32V304h144c17.67 0 32-14.33 32-32v-32c0-17.67-14.33-32-32-32z\"><\/path><\/svg><\/span>\n\t\t<\/span>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/summary>\n\t\t\t\t<div role=\"region\" aria-labelledby=\"e-n-accordion-item-9774\" class=\"elementor-element elementor-element-b945caa e-flex e-con-boxed e-con e-child\" data-id=\"b945caa\" data-element_type=\"container\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"e-con-inner\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-52c68c1 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"52c68c1\" data-element_type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t<p><span style=\"font-weight: 400;\">A seguran\u00e7a assenta em v\u00e1rias camadas: encripta\u00e7\u00e3o dos dados em repouso e em tr\u00e2nsito, controlo de acessos por perfil com tipos de utilizadores diferenciados, logs de auditoria imut\u00e1veis com registo de cada acesso e altera\u00e7\u00e3o, e dados alojados em servidores europeus em conformidade com o RGPD. O Waidok combina estes elementos numa solu\u00e7\u00e3o cloud desenhada para PMEs que precisam de seguran\u00e7a sem complexidade de gest\u00e3o interna.<\/span><\/p>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/details>\n\t\t\t\t\t\t<details id=\"e-n-accordion-item-9775\" class=\"e-n-accordion-item\" >\n\t\t\t\t<summary class=\"e-n-accordion-item-title\" data-accordion-index=\"6\" tabindex=\"-1\" aria-expanded=\"false\" aria-controls=\"e-n-accordion-item-9775\" >\n\t\t\t\t\t<span class='e-n-accordion-item-title-header'><h3 class=\"e-n-accordion-item-title-text\"> \u00c9 poss\u00edvel configurar o sistema sem conhecimentos t\u00e9cnicos?  <\/h3><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t<span class='e-n-accordion-item-title-icon'>\n\t\t\t<span class='e-opened' ><svg aria-hidden=\"true\" class=\"e-font-icon-svg e-fas-minus\" viewBox=\"0 0 448 512\" xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\"><path d=\"M416 208H32c-17.67 0-32 14.33-32 32v32c0 17.67 14.33 32 32 32h384c17.67 0 32-14.33 32-32v-32c0-17.67-14.33-32-32-32z\"><\/path><\/svg><\/span>\n\t\t\t<span class='e-closed'><svg aria-hidden=\"true\" class=\"e-font-icon-svg e-fas-plus\" viewBox=\"0 0 448 512\" xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\"><path d=\"M416 208H272V64c0-17.67-14.33-32-32-32h-32c-17.67 0-32 14.33-32 32v144H32c-17.67 0-32 14.33-32 32v32c0 17.67 14.33 32 32 32h144v144c0 17.67 14.33 32 32 32h32c17.67 0 32-14.33 32-32V304h144c17.67 0 32-14.33 32-32v-32c0-17.67-14.33-32-32-32z\"><\/path><\/svg><\/span>\n\t\t<\/span>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/summary>\n\t\t\t\t<div role=\"region\" aria-labelledby=\"e-n-accordion-item-9775\" class=\"elementor-element elementor-element-044bf4e e-flex e-con-boxed e-con e-child\" data-id=\"044bf4e\" data-element_type=\"container\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"e-con-inner\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-efecebb elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"efecebb\" data-element_type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t<p><span style=\"font-weight: 400;\">Sim. O Waidok foi desenhado para ser configurado pelas pr\u00f3prias equipas operacionais sem necessidade de programa\u00e7\u00e3o ou suporte de IT para as opera\u00e7\u00f5es do dia a dia. A cria\u00e7\u00e3o de workflows, a defini\u00e7\u00e3o de metadados e a gest\u00e3o de permiss\u00f5es s\u00e3o feitas atrav\u00e9s de interface gr\u00e1fica. Para integra\u00e7\u00f5es com sistemas externos, pode ser necess\u00e1rio envolvimento t\u00e9cnico pontual.<\/span><\/p>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/details>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<script type=\"application\/ld+json\">{\"@context\":\"https:\\\/\\\/schema.org\",\"@type\":\"FAQPage\",\"mainEntity\":[{\"@type\":\"Question\",\"name\":\"Um Sistema de Gest\\u00e3o Documental substitui o ERP?\",\"acceptedAnswer\":{\"@type\":\"Answer\",\"text\":\"N\\u00e3o, e n\\u00e3o deve. 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Quando uma fatura entra no sistema, esses campos s\\u00e3o preenchidos automaticamente sem interven\\u00e7\\u00e3o manual. \\u00c9 especialmente \\u00fatil em processos com volume elevado de documentos com formato consistente \\u2014 faturas, recibos, formul\\u00e1rios, guias.\"}},{\"@type\":\"Question\",\"name\":\"Quantos workflows diferentes posso ter configurados?\",\"acceptedAnswer\":{\"@type\":\"Answer\",\"text\":\"Depende do sistema e do plano contratado, mas a maioria dos SGD modernos incluindo o Waidok suporta m\\u00faltiplos workflows em simult\\u00e2neo, um por tipo de processo. \\u00c9 comum ter um workflow para aprova\\u00e7\\u00e3o de faturas, outro para valida\\u00e7\\u00e3o de contratos, outro para documenta\\u00e7\\u00e3o de RH e outro para arquivo de correspond\\u00eancia, cada um com as suas regras, respons\\u00e1veis e prazos independentes.\"}},{\"@type\":\"Question\",\"name\":\"O sistema funciona se um utilizador n\\u00e3o tiver acesso \\u00e0 internet?\",\"acceptedAnswer\":{\"@type\":\"Answer\",\"text\":\"Em solu\\u00e7\\u00f5es cloud como o Waidok, o acesso requer liga\\u00e7\\u00e3o \\u00e0 internet. 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