IMPLEMENTA KOMI DOC, A SOLUÇÃO DA KONICA MINOLTA PARA GESTÃO DOCUMENTAL
A Flatlantic é a maior unidade europeia produtora de linguado e pregado e a maior piscicultura portuguesa especializada em pregado. A produção destes peixes achatados (flat) tem uma regra: é realizada com a água do oceano. Situada na Praia de Mira, localidade de tradição piscatória, a empresa orgulha-se de ter «o mar em casa». Constituída por duas unidades adquiridas em 2017 à Acuinova (grupo Pescanova), a empresa estabeleceu entretanto novos objetivos e apresenta-se com nome e imagem renovados. Em 2022, a Flatlantic produziu 3100 toneladas de pregado e 21 toneladas de linguado.
A empresa prevê um crescimento exponencial da produção já a partir do próximo ano, com um aumento da produção para 6 mil toneladas de pregado e 200 toneladas de linguado por ano. Em 2024 investirá numa terceira unidade destinada à engorda dos peixes e a uma nova maternidade, com vista a aumentar a produção de linguado.
A FLATLANTIC EMPREGA ATUALMENTE 185 TRABALHADORES
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A Flatlantic emprega atualmente 185 trabalhadores e tem um volume de negócios de 31 milhões de euros.
Nos últimos anos, investiu em sistemas de recirculação de água, energias renováveis (painéis solares) e sistemas de eficiência energética e digitalização.
Nesta área, a empresa pretendia alcançar uma maior modernização de processos, com a implementação de processos digitais em toda a unidade produtiva.
O Desafio
A Flatlantic deparava-se com um enorme problema de gestão de documentos e de informação. A empresa não possuía nenhuma plataforma de gestão documental nem nenhum arquivo de documentos além do arquivo físico, em papel.
Da mesma maneira, a Flatlantic não tinha nenhum meio automatizado para realizar a gestão de processos empresariais. Todos os processos que envolviam documentos eram executados de forma manual, como o registo e classificação de faturas.
A gestão das faturas passava por um reencaminhamento dos documentos, via Outlook, para um endereço, com um determinado assunto de e-mail.
Armazenar as faturas na caixa de correio era a única forma de termos algum controlo sobre a documentação e facilitava a pesquisa de informação. Contudo, as caixas facilmente chegavam a um limite,
Esta gestão acabava por dar origem a perdas de informação e duplicações de documentos, vencimento de prazos de pagamento e de períodos relacionados com assuntos legais e fiscais. Muita da documentação recebida ficava, por vezes, perdida.
Todos estes problemas levaram-nos, numa primeira fase, a avançar com a solução da KONICA MINOLTA, Komi Doc.
KOMI DOC
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Outra condição para que a Flatlantic implementasse uma plataforma de gestão documental era a escolha de uma solução com uma arquitetura tecnológica robusta e escalável, que permitisse acrescentar funcionalidades com a evolução da organização.
Os resultados da implementação de Komi Doc, a plataforma de gestão documental da Konica Minolta, ficaram rapidamente à vista para a Flatlantic. A empresa tem agora fluxos de trabalho digitais que organizam as tarefas dos colaboradores, contribuindo para um crescimento da eficiência, do controlo e da partilha de informação interna, e também da produtividade.
Assim, além de uma maior autonomização dos processos, a empresa dispõe agora de fluxos de aprovação para cada documento.
Com dois ou três cliques, conseguimos aceder ao histórico de um documento, bem como ao rastreamento de todas as ações efetuadas sobre o mesmo.
Os benefícios são ainda mais óbvios para a equipa da Contabilidade que, além da componente da gestão documental, beneficia da solução Kofax. Através de tecnologia OCR, a Kofax permite extrair dados de forma automática de documentos financeiros, recorrendo, simplesmente, a um telemóvel, e minimizando a classificação manual.
Na área Financeira, a equipa já não precisa de procurar, digitalizar, classificar e anexar ou inserir dados de forma manual. O controlo e gestão de documentos é agora automatizado – com auxílio de digitalização manual (o documento é recebido em papel, digitalizado e enviado diretamente para uma pasta) ou com envio direto via e-mail.
A automatização de processos garante que nenhum prazo legal é ultrapassado e que nenhum pagamento é esquecido. Todos os documentos estão agora centralizados num arquivo digital, em conformidade com a legislação.
Além de garantir rapidez na pesquisa de documentos, a otimização de tempos de resposta melhora, sobretudo, as análises financeiras: com todos os dados digitalizados e disponíveis, a Flatlantic pode agora obter análises e previsões aprimoradas com rapidez e introduzir melhorias no processo seguinte.
A próxima etapa do projeto contemplará a integração do Komi Doc com o software de gestão da empresa, que passará de SAP a Sage.
A RAZÃO PARA ESCOLHER A KONICA MINOLTA
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