La gestión manual de facturas es uno de esos procesos que consumen tiempo, generan estrés y rara vez aportan valor. La buena noticia es que automatizar la aprobación de facturas no solo es posible, sino que ya es una práctica habitual en empresas que buscan ser más ágiles y eficientes.
Si trabajas en administración, contabilidad o finanzas, seguramente conoces esta situación: una montaña de facturas por revisar, correos que van y vienen para pedir aprobaciones, documentos que se pierden entre carpetas y, lo peor, errores que terminan en retrasos de pago o incluso en sanciones.
Disponer de una gestión automatizada de todos estos procesos puede suponer un antes y un después en tu empresa, y en tus equipos. Sigue leyendo para descubrirlo.
¿Qué puede suponer las facturas manuales?
- Tiempo perdido: revisar, pedir firmas y comprobar importes puede llevar días.
- Errores humanos: un número mal copiado, una fecha equivocada o un documento extraviado puede costar caro.
- Falta de control: ¿Quién aprobó qué? ¿En qué estado está cada factura?
- Retraso en los pagos: la gestión manual puede provocar retrasos que afecten a la relación con proveedores.
- Cumplimiento normativo comprometido: sin una trazabilidad clara, es más difícil garantizar el cumplimiento de auditorías y regulaciones fiscales.
Sin embargo, con la automatización…
- Captura automática: en lugar de teclear los datos, subes directamente la factura a Waidok y el sistema reconoce automáticamente la información clave.
- Procesos de aprobación diseñados: si la factura cumple ciertos criterios, se aprueba automáticamente. Además, puedes configurar flujos de trabajo personalizados según el tipo de gasto, proveedor o importe, asegurando agilidad y coherencia en la validación.
- Trazabilidad completa: todo el proceso queda registrado, con fecha, hora y responsable. Así sabes en todo momento en qué estado está cada factura, quién la ha gestionado y qué acciones se han tomado, lo que facilita auditorías y revisiones internas.
Más del 70% de los errores humanos desaparecen cuando automatizas la aprobación de facturas.
Además, tu equipo gana tiempo para tareas de valor y tú, para escalar tu empresa.
Los beneficios más claros
- Velocidad: el ciclo de aprobación se reduce de días a horas.
- Menos errores: al eliminar el tecleo manual, desaparecen los fallos más comunes.
- Ahorro de costes: menos tiempo invertido en tareas repetitivas = más tiempo para análisis financiero o negociación con proveedores.
- Escalabilidad: Reducir tiempos en procesos manuales deja paso a las tareas más importantes, a crecer.
- Control y visibilidad: desde un solo lugar, control de todas las facturas y sus estados.
Automatizar la aprobación de facturas no es un proyecto complejo ni exclusivo para empresas con grandes presupuestos. Es una forma de trabajar más ágil, con menos errores y con un ahorro inmediato de tiempo y dinero, dejando espacio y tiempo para lo que de verdad importa.
Si quieres ver cómo funcionaría en tu empresa, solicita una demo gratuita de Waidok y comprueba en primera persona cómo puedes pasar de la montaña de facturas al control total en cuestión de semanas.
