¿Cuántas veces tu equipo de ventas ha buscado un contrato en carpetas compartidas? ¿O tu departamento de finanzas ha tenido que pedir una factura por correo porque no estaba en el ERP? Cada vez que la información está dispersa, se pierde mucho tiempo y aumentan los errores. Integrar tu gestión documental con tu CRM o ERP, es clave.
La fuerza de trabajar integrado
Cuando la gestión documental se conecta con tus sistemas de trabajo diario, como el CRM o el ERP, la información fluye sin fricciones. No es tecnología, es productividad: todo en un mismo lugar, accesible en segundos.
Te pongo algunos ejemplos
– Un contrato firmado se guarda automáticamente en la ficha del cliente en tu CRM.
– Una factura aprobada aparece vinculada al pedido correspondiente en tu ERP.
– Tu equipo de administración y tu equipo comercial trabajan siempre sobre la misma versión de cada documento.
¿Qué beneficios supone esto?
– Menos errores: evitas duplicados o trabajar con versiones antiguas.
– Más rapidez: la información está en el sistema donde ya trabajas.
– Mayor control: trazabilidad completa de cada documento.
– Seguridad: documentos almacenados en un lugar seguro, abierto y editado por la persona correcta.
¿Qué suponen a día de hoy las facturas manuales?
- Tiempo perdido: revisar, pedir firmas y comprobar importes puede llevar días.
- Errores humanos: un número mal copiado, una fecha equivocada o un documento extraviado puede costar caro.
- Falta de control: ¿Quién aprobó qué? ¿En qué estado está cada factura? ¿Dónde se encuentra?
- Retraso en los pagos: la gestión manual puede provocar retrasos que afecten a la relación con proveedores.
- Cumplimiento normativo comprometido: sin una trazabilidad clara, es más difícil garantizar el cumplimiento de auditorías y regulaciones fiscales.
Integrar la gestión documental con tu CRM o ERP es ya, la forma de trabajar en la era digital. La diferencia entre buscar papeles y tenerlo todo integrado se mide en horas de trabajo ahorradas cada semana y en errores humanos que no se pueden calcular.
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