¿Todavía buscas contratos en archivadores o facturas en carpetas físicas? Digitalizar tu archivo documental es mucho más que ahorrar espacio: es ganar en rapidez, seguridad y tranquilidad. Te mostramos en 5 pasos cómo hacerlo sin complicaciones gracias a Waidok.
1. Analiza qué documentos usas más
Empieza por lo que más tiempo te quita: contratos, facturas, expedientes, informes… Identifica los documentos que gestionas con más frecuencia y que suelen generar retrasos o errores. Este análisis te permitirá priorizar y obtener resultados visibles desde el primer día.
2. Escanea tus documentos y conviértelos en digitales
Con el módulo de digitalización y OCR de Waidok, no necesitas teclear nada. El sistema reconoce automáticamente los datos clave (como nombres, fechas, importes, referencias y otros) y los convierte en información estructurada. Esto acelera el proceso y reduce los errores humanos.
3. Organiza con etiquetas y categorías personalizadas
Clasifica tus documentos de forma intuitiva: por cliente, fecha, proyecto, tipo de documento… Waidok se adapta a tu forma de trabajar, permitiéndote crear estructuras que realmente tengan sentido para tu equipo. Así, encontrar lo que buscas será cuestión de segundos.
4. Guarda todo en un espacio seguro en la nube
Tus documentos estarán protegidos en un entorno digital seguro, con acceso restringido según roles y permisos. Olvídate de los riesgos de pérdida, deterioro o acceso no autorizado. Además, puedes acceder desde cualquier lugar, en cualquier momento.
5. Automatiza tareas repetitivas
Olvídate del procesamiento manual de las facturas recibidas, de las horas perdidas registrando datos y de los procedimientos de aprobación en papel. Por ejemplo, que un contrato aprobado se archive solo en la carpeta correcta. La gestión documental te permite automatizar este procedimiento y procesar las facturas automáticamente.
Obtén beneficios inmediatos
- Gana tiempo: encuentra tus documentos en segundos
- Reduce espacio físico de almacenamiento innecesario, y reduce costes.
- Invierte en seguridad y control de tus documentos y archivos.
- Gana tranquilidad: deja de sentir que cualquier documento se puede perder, ahora todo está seguro.
Digitalizar tu archivo es ya una necesidad para trabajar más rápido y con menos errores, para tener una empresa más ágil y organizada. Con Waidok puedes empezar de manera sencilla y crecer a tu ritmo. ¿Quieres saber cómo?
