LA FUNDACIÓN REY ARDID CUENTA CON MÁS DE 1 800 PROFESIONALES
Fundada en 1991
La Fundación Rey Ardid es una organización sin ánimo de lucro fundada en
1991, dedicada a la atención, cuidado e integración de personas vulnerables,
especialmente en el ámbito de la salud mental.
A lo largo de más de 30 años, ha ampliado su labor ofreciendo servicios en
salud mental, atención a mayores, formación y empleo, integración social y
empresas sociales, siempre situando a la persona en el centro de su actuación.
Actualmente cuenta con cerca de 1.800 profesionales y más de 180 voluntarios,
atendiendo a más de 15.300 personas al año en Aragón, La Rioja y otras
regiones, consolidándose como un referente en inclusión y bienestar social.
El desafío
La Fundación manejaba un volumen extraordinariamente alto de documentación administrativa:
- Más de 1.000 facturas al mes
- Más de 4.000 proveedores activos
- Gran parte de las facturas seguían llegando en papel
A pesar de recibir las facturas en formato digital, se imprimían para poder archivarlas, generando un sistema de clasificación físico muy difícil de manejar.
Localizar una factura concreta podía suponer una pérdida considerable de tiempo para el personal de finanzas.
Era imposible buscar la información en las facturas por el gran volumen de papel. El personal de finanzas perdía mucho tiempo en localizar un documento."
La necesidad era clara: eliminar el papel, organizar toda la documentación y agilizar radicalmente el proceso de contabilización de facturas.
WAIDOK
La Fundación Rey Ardid ya trabajaba con Konica Minolta en el ámbito de impresión, contando con entre 30 y 40 equipos multifuncionales en sus centros.
A través del distribuidor Automatización y Control Empresarial, SA (Acesa) conocieron Waidok, la solución de gestión documental de Konica Minolta. La decisión fue directa:
No buscamos más herramientas en el mercado. Confiamos en nuestro proveedor y Waidok nos sorprendió por la facilidad del proceso de contabilización.”
La implantación fue un proceso colaborativo entre la Fundación, Konica Minolta y Accesa.
Se realizaron varias sesiones de personalización, ajustes técnicos y formación, asegurando una transición fluida.
La Fundación destaca:
- Proximidad del soporte técnico
- Disponibilidad continua
- Trabajo conjunto en personalización
- Ausencia de incidencias tras la puesta en marcha
RESULTADOS OBTENIDOS
- Reducción de papel y digitalización total del proceso
Las facturas se reciben ahora por correo electrónico o se digitalizan directamente desde los equipos de Konica Minolta, reduciendo el archivo físico y los tiempos de manipulación.
- Información ordenada y accesible en segundos
Waidok permite clasificar y localizar documentos con facilidad, algo fundamental para gestionar los más de 4.000 proveedores de la organización.
- Mayor rapidez en la contabilización
El departamento financiero destaca una mejora clara:
“Se ha notado una agilidad muy importante en los procesos de contabilización.”
- Integración perfecta con la infraestructura de impresión
El flujo MFP Konica Minolta/Waidok ha simplificado por completo el procesamiento documental.
- Alta usabilidad y satisfacción de los usuarios
Los equipos adoptaron la herramienta con rapidez.
RELACIÓN Y FUTURO
El proyecto se puede convertir en un referente interno de transformación digital.
Waidok está actualmente implantado en el área de Finanzas, aunque otros departamentos a futuro podrán adoptar la herramienta para sus casos de uso.
La Fundación Rey Ardid ha dado un paso decisivo en su transformación digital implantando Waidok. El resultado: más eficiencia, menos papel, procesos más rápidos y una base sólida para seguir avanzando en la digitalización global de la fundación.
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